W związku ze zmianami wprowadzonymi w minionym roku w zakresie dokumentacji pracowniczej pojawiają się pytania o sposób przechowywania dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Czy aktualnie obowiązujące przepisy pozwalają na prowadzenie zbiorczych list, na których przełożeni odnotowują nieobecności (wnioski urlopowe). Paragraf 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369) stanowi, że niezależnie od obowiązku prowadzenia akt osobowych, pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą w zakresie ewidencji czasu pracy informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbie godzin nadliczbowych,
- dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
- rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
- rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,[…].
Przepisy rozporządzenia nie określają, na czym polega prowadzenie dokumentacji „oddzielnie” dla każdego pracownika. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku wyrażonym w dniu z 18 lutego 2019 r. w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy wskazało, że decyzja dotycząca sposobu prowadzenia „oddzielnie dla każdego pracownika” dokumentacji pracowniczej należy do pracodawcy. Pracodawca może np. założyć imienną teczkę pracownika zawierającą całość dokumentacji lub dokumentację danego pracownika przechowywać w kilku teczkach obejmujących dokumenty powiązane tematycznie. Istotą wprowadzonego przepisu jest nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy danego pracownika zbiorowo z dokumentacją innych pracowników oraz zapewnienie dostępu do tej dokumentacji jedynie osobom do tego upoważnionym. W praktyce zatem pracodawca powinien prowadzić indywidualne dokumenty pracownika (w tym indywidualną dokumentację dotyczącą udzielania urlopów), które następnie mogą być przechowywane w uporządkowanych tematycznie teczkach i segregatorach zbiorowych. Nieprawidłowe będzie natomiast prowadzenie dokumentacji w formie zestawień lub list zawierających informacje o większej liczbie pracowników, jedynie z możliwością przyporządkowania tych informacji do konkretnych osób.
Radca Prawny Artur Kukla