Pracodawca stosuje praktykę, że przy podpisywaniu umowy o pracę z nowym pracownikiem uzyskuje od niego zgodę na wykorzystywanie jego wizerunku (przetwarzanie danych). Wobec tego pyta czy w sytuacji, gdy będzie chciał wykorzystać wizerunek pracownika uwidoczniony na opracowanym przez niego filmie stanowiącym szkolenie, instruktarz, to musi uzyskiwać odrębną zgodę na wykorzystanie wizerunku.
W kwestiach związanych z wykorzystywaniem wizerunku pracowników w różnego rodzaju materiałach zasadniczy problem polega na tym, że co do zasady należy unikać zgód blankietowych na wykorzystanie wizerunku. Przyjmuje się, że osoba wyrażająca zgodę na wykorzystanie jej wizerunku wyrażając zgodę musi dokładnie wiedzieć na co się zgadza, a więc jak i w jakim celu zostanie wykorzystany jej wizerunek. Dlatego tak ważne jest aby wizerunek danej osoby był wykorzystywany ściśle w sposób oraz w celu w jakim została wyrażona zgoda. Drugą istotną kwestią jest to o jakim wizerunku mówimy – mianowicie czym innym będzie wizerunek uwidoczniony na zdjęciu w dokumentach aplikacyjnych, które następnie wykorzystamy, np. w intranecie przy danej osobie, czy w newsletterze pod artykułem napisanym przez tego pracownika, w stopce maila pracownika, a czym innym będzie wizerunek pracownika na filmie, np. instruktarzowym czy filmie, na którym pracownik prowadzi szkolenie (robi wykład na dany temat), czy w trakcie imprezy integracyjnej. W tym drugim przypadku zawsze warto pozyskać odrębną zgodę na tak przedstawiony wizerunek pracownika w konkretnym celu. Pozwala to uniknąć pracodawcy niebezpieczeństw związanych z późniejszym twierdzeniem pracownika, że wyrażał zgodę, ale nie na publikację takiego wizerunku albo nie w takim celu. W momencie zawierania umowy przykładowy film jeszcze nie istniał, nie miała jeszcze miejsca przykładowa impreza integracyjna, zatem pracownik wtedy wyrażając zgodę raczej nie miał na myśli tak utrwalonego wizerunku, a wizerunek ze zdjęcia w dokumentach aplikacyjnych.
Reasumując zgoda uzyskiwana przez pracodawcę przy podpisywaniu umowy o pracę nie będzie wystarczająca dla wszystkich potrzeb pracodawcy jakie mogą się pojawić w toku trwania stosunku pracy, ponieważ nie jest to możliwe. Z powyższych względów nie jest możliwe kompleksowe zabezpieczenie pracodawcy pozwalające mu wykorzystywać wizerunek pracowników. Interes pracodawcy można jedynie próbować zabezpieczyć na potrzeby sytuacji możliwych do przewidzenia i w zakresie wizerunku uwidocznionego w dokumentach aplikacyjnych czy później w równie formalnym charakterze w elementach stałych jak intranet, stopki maili, oferty. Jednak już wszystkie pozostałe sytuacje gdzie wizerunek pracownika utrwalany jest dynamicznie pod wpływem potrzeby chwili, danej sytuacji, zawsze wymaga zastanowienia się czy można go wykorzystać i w jakim celu, a w razie wątpliwości najlepiej jest uzyskać zgodę pracownika na wykorzystanie konkretnie utrwalonego wizerunku, w konkretnym celu.
Radca prawny Artur Kukla