W dniu 1 grudnia 2022 r. Sejm przyjął ustawę zmieniającą kodeks pracy, regulującą pracę zdalną oraz kontrolę trzeźwości pracowników. Ustawa została przekazana do prac Senatu. Ustawa ma wejść w życie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, jednak przepisy dotyczące pracy zdalnej mają wejść w życie dwa miesiące po dniu ogłoszenia.
- Praca zdalna.
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Decyzja o wykonywaniu pracy zdalnej będzie mogła być podjęta zarówno w momencie zawierania umowy o pracę, jak również w trakcie zatrudnienia. W przypadku gdy strony umowy o pracę zdecydują się na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia, uzgodnienia w tej sprawie będzie można dokonać z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika. Wniosek będzie można złożyć w postaci papierowej lub elektronicznej. Wnioskować należy, że w takim przypadku nie będzie miał zastosowania przepis, zgodnie z którym zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.
Praca zdalna będzie mogła być też wykonywana na polecenie pracodawcy w następujących przypadkach:
1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2) w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.
Jednak warunkiem wydania takiego polecenia będzie uprzednie złożenie przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca będzie mógł w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
Pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną w następujących przypadkach:
1) gdy pracownik jest rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz.U. z 2019 r. poz. 473 i 1818),
2) gdy pracownik jest rodzicem dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
3) gdy pracownik jest rodzicem dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe,
4) gdy pracownik wychowuje dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
5) gdy pracownik sprawuje opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
Odmowa uwzględnienia wniosku będzie możliwa wyłącznie, jeżeli praca zdalna nie będzie możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
Jeżeli u pracodawcy działają związki zawodowe, zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli nie będzie możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgodni treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia ww. porozumienia, pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określi w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Jeżeli regulacje dotyczące pracy zdalnej nie zostaną wprowadzone zgodnie z powyższym (nie zawarto porozumienia z organizacją związkową; nie został wydany regulamin), pracodawca będzie mógł określić zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Porozumienie lub regulamin wprowadzający pracę zdalną powinien określać:
1) grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia dokonanego przy zawieraniu umowy o pracę, pisemna informacja o warunkach zatrudnienia powinna dodatkowo zawierać co najmniej:
1) określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
2) wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 31 k.p., odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia zawartego w trakcie zatrudnienia oraz na podstawie polecenia, pracodawca zobowiązany będzie przekazywać pracownikowi ww. informacje, w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca będzie zobowiązany:
1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2) pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych,
3) pokryć inne niż określone w pkt 2 koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu zakładową organizacją związkową, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem,
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne do wykonywania tej pracy szkolenia i pomoc techniczną.
Strony będą mogły także ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika materiałów i narzędzi pracy, niezapewnionych przez pracodawcę. Pracownikowi wykorzystującemu własny sprzęt będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Nadto koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej oraz ekwiwalent będą mogły być zastąpione ryczałtem. Wysokość ryczałtu musi odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Zgodnie z projektowanymi przepisami zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będzie stanowiło przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Konieczne będzie także określenie przez pracodawcę procedur ochrony danych osobowych w związku z wykonywaniem pracy zdalnej oraz uzyskanie potwierdzenia od pracownika w formie papierowej lub elektronicznej, że zapoznał się z ww. procedurami oraz że zobowiązuje się ich przestrzegać.
Wewnętrzne regulacje dotyczące pracy zdalne będą musiały także zawierać zasady kontroli pracownika wykonującego pracę zdalną pod kątem przestrzegania zasad BHP.
Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik musi potwierdzić, w postaci papierowej lub elektronicznej, zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązać się do ich przestrzegania. Przygotowanie tych dokumentów będzie obowiązkiem pracodawcy.
Pracę zdalną będzie można wykonywać również okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Do okazjonalnej pracy zdalnej nie będą stosowane przepisy dotyczące:
– ustalenia zasad wykonywania takiej pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub regulaminie,
– przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika,
– możliwości wycofania się przez każdą ze stron z wykonywania pracy zdalnej,
– obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy,
– wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy.
Pracodawca będzie mógł natomiast zwrócić pracownikowi wykonującemu okazjonalną pracę zdalną koszty bezpośrednio związane z taką pracą. Koszty te nie będą stanowiły przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.