Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, bo o niej mowa, zacznie obowiązywać już 17 grudnia 2021r. Nakłada ona na przedsiębiorców (wszystkich tych, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników), nowe obowiązki związane z zapewnieniem szeroko pojętej zgodności organizacji w obszarze ochrony sygnalistów. Pomimo, iż nie wszyscy przedsiębiorcy od razu 17 grudnia 2021r. będą zobowiązani posiadać procedury, warto już zacząć opracowywać rozwiązania prawne dotyczące sygnalistów, tworzyć procedury i kanały wewnętrzne dokonywania zgłoszeń, albowiem jest to proces wymagający pogłębionej analizy i uwzględnienia specyfiki oraz struktury organizacyjnej danej firmy. Pozwoli to na szybkie i sprawne dostosowanie opracowanych procedur w momencie wejścia w życie ustawy implementującej dyrektywę.
Dyrektywa przewiduje dokonywanie zgłoszeń przez trzy rodzaje kanałów raportowania – wewnętrzny, zewnętrzny i publiczny. Każdy podmiot objęty regulacją zobligowany jest posiadać wewnętrzny kanał raportowania, tj. procedury pozwalające dokonywać zgłoszeń nieprawidłowości w jego funkcjonowaniu, z zapewnieniem pełnej anonimowości i ochrony osoby dokonującej zgłoszenia, w tym procedury pozwalające dokonać weryfikacji zgłoszenia i oceny jego zasadności oraz prowadzić monitoring wpływających zgłoszeń. Dotyczy to zgłoszeń dokonywanych przez pracowników i inne osoby, które mogą mieć wiedzę o zdarzeniach, np. wykonawców, podwykonawców, dostawców lub innych kontrahentów, wolontariuszy, stażystów.
Pracodawcy mają wybór co do organizacji obsługi wewnętrznego kanału raportowania zgłoszeń z zastrzeżeniem, że zapewniona musi być poufność i bezstronność. Może on być obsługiwany przez dział lub osobę funkcjonującą w ramach struktur firmy – wskazuje się tutaj urzędnika ds. etyki (sektor publiczny) czy też compliance oficera (sektor prywatny). Jednak dla zagwarantowania najwyższych standardów bezstronności rekomendowane jest zlecenie tych zadań na zasadach outsourcingu podmiotowi dającemu gwarancję poufności i ochrony danych objętych zleceniem. Dobrym rozwiązaniem jest powierzenie obsługi tego kanału kancelarii radcy prawnego, bowiem dodatkową gwarancją bezpieczeństwa jest fakt, iż radca prawny związany jest tajemnicą zawodową.
Po przyjęciu zgłoszenia pracodawca zobowiązany jest podjąć działania następcze, które mają doprowadzić do zbadania i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz zaradzenia naruszeniom będącym przedmiotem zgłoszenia. Polegać one mają w szczególności na przeprowadzeniu dochodzenia wewnętrznego, postępowania wyjaśniającego oraz podjęciu wszelkich możliwych działań mających na celu zapobieżenie incydentom objętym zgłoszeniem w przyszłości. Skorzystanie z outsourcingu prawnego w tym aspekcie niesie ze sobą wartość dodaną, albowiem zgłoszenie będzie rozpatrywał i przeprowadzał postępowanie wyspecjalizowany podmiot znający zagadnienia prawne, których będzie dotykała weryfikacja zgłoszenia.
Oferując tę usługę w ramach naszej kancelarii dodatkowo rekomendujemy tworzenie zespołów specjalistów w skład których oprócz podmiotu zewnętrznego (naszej kancelarii) wchodzić będą wyznaczone osoby ze struktur pracodawcy mające za zadanie wesprzeć postępowanie od strony znajomości specyfiki działalności pracodawcy.
Na zakończenie krótkie podsumowanie jakie elementy według dyrektywy powinny obejmować procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych:
- kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w sposób zapewniający poufność i ochronę tożsamości sygnalisty (ale też osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu) oraz uniemożliwiające uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym
- wyznaczenie bezstronnych osób lub działu właściwego do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami oraz do komunikacji z sygnalistą,
- ustalenie rozsądnego terminu na przekazanie informacji zwrotnych (nie dłuższego jednak niż trzy miesiące od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia),
- zapewnienie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów.