W praktyce często pojawiają się pytania o możliwość wykorzystania nagrań z monitoringu wizyjnego stosowanego w zakładzie pracy w celach szkoleniowych. Wskazać należy, że pracodawca może podczas szkoleń z bhp posługiwać się nagraniami lub fotografiami pochodzącymi z monitoringu pod dwoma warunkami wskazanymi poniżej.
Zgodnie z art. 22(2) § 1 k.p. pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Przesłanką legalizującą taki nadzór jest jego niezbędność dla jednego z poniższych celów lub kilku z nich łącznie:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
- ochrony mienia lub
- kontroli produkcji lub
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Przepisy nie definiują, na czym dokładnie miałby polegać cel, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, a właśnie pod ten cel najczęściej próbuje się zakwalifikować wykorzystanie monitoringu w celach szkoleniowych. Szkolenia z zakresu bhp wprawdzie służą głównie zapobieganiu w przyszłości wypadkom przy pracy, jednak wykorzystanie nagrań z monitoringu wizyjnego bez zgody pracowników do celów szkoleniowych z zakresu bhp nie spełnia przesłanki niezbędności do osiągnięcia celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom. Oznacza to, że pracodawca jako administrator danych powinien posiadać odrębną zgodę pracowników na przetwarzanie nagrań z monitoringu wizyjnego dla celów szkoleniowych, w tym bhp.
Zatem pracodawca powinien posiadać zgodę pracowników, których wizerunek jest wykorzystywany na jego wykorzystanie w celach szkoleniowych, przy czym nie może to być zgoda ogólna na wykorzystanie wizerunku w celach szkoleniowych, ale musi to być zgoda na wykorzystanie konkretnego nagrania zdjęcia. Pracownik musi wiedzieć na co wyrażą zgodę. Warto uzyskując taką zgodę od pracownika uzyskać także oświadczenie, że pracownik wyraża na wykorzystanie jego wizerunku w celu szkoleniowym nieodpłatnie.
Drugim warunkiem pozwalającym na wykorzystanie wizerunku pracownika jest sytuacja, gdy wizerunek pracownika ujawniany na nagraniu lub fotografii stanowi jedynie szczegół całości. W takim przypadku pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika. Pracodawca musi być jednak ostrożny przy cenie każdego przypadku i analizie czy dane nagranie, zdjęcie kwalifikuje się do uznania, iż widoczny wizerunek pracownika stanowi szczegół całości czy jednak jest inaczej. Przykładowo, jeżeli przedmiotem nagrania jest pokazanie zdarzenia, gdzie większa liczba pracowników stanowi tło dla tego zdarzenia można zaklasyfikować takie wykorzystanie jako szczegół całości. Jeżeli jednak nagranie skupia się na zachowaniu pracowników czy też jednego pracownika na tle innych, to już trudno twierdzić, iż jest to szczegół całości, przedmiotem zainteresowania jest bowiem zachowanie tego pracownika czy pracowników.
Radca Prawny Artur Kukla